資料の紹介

 新型コロナウイルス感染拡大を防ぐため、多くの人々が在宅勤務を求められている。オフィスに出社する人が減る中で、紙ベースの契約書を作成する際に必要な文書の印刷・製本、送付、署名済み文書の回収、そして保管といった作業に遅れが生じがちだ。例えば5人分の署名を集めるだけでも大変な労力と時間がかかる。

 これを解決するのが、場所や時間にとらわれず署名・押印できる電子署名を活用したオフィス業務のデジタル化だ。書類はクラウド上に格納され、作業工数を大幅に削減できるだけでなく、紛失や改ざんのリスクも低減する。紙代や送料などの実費、送付、データ入力、保管管理などの作業にかかる人件費、さらに印紙代などのコストを抑えることもできる。

 本資料では、電子署名ソリューションを導入したトヨタ・リサーチ・インスティテュート・アドバンスト・デベロップメントの、法務・知財業務を効率化した事例について解説する。以前は紙ベースの契約書で海外契約を行っていたが、その場合、締結までに1週間ほどの日数がかかっていた。電子署名を導入すると、全てオンライン上で完結するので書類を送付する手間もなくなり、早くて当日、平均して2日以内に契約を締結することができるようになったという。

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