資料の紹介

 請求書や契約書など国税関係の文書を電子ファイルとして管理するには、電子帳簿保存法(電帳法)で定められた要件を満たす必要がある。具体的には、文書の「真実性」と「可視性」を確保することだ。真実性とはデータが改ざんされていないこと、可視性とは文書の内容を明瞭に確認できるうえに必要な項目で検索できることを指す。

 多くの業務システムや電子契約サービスでは、操作歴の記録機能などを利用することで、デジタル文書の真実性を確保できる。一方、可視性については、検索機能が電帳法の要件を満たさないために、十分確保できないものがある。その場合、別のサービスを利用する必要がある。そうならないように、システムやサービスの選択には注意したい。

 本資料では、電帳法に対応するデジタル文書管理基盤について解説する。こうした管理基盤にあらゆる文書を保存し、バラバラだった文書管理を一元化することで、業務を効率化したいというニーズも増えている。資料では、電子契約サービスから自動的にクラウドストレージに保存し、検索に必要なメタデータを自動付与したり、自動で振り分けたりといった一歩進んだ管理方法も紹介する。

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