オフィスで使用するPCは、定期的に新しいものに交換（リプレース）するのが一般的だ。その際に情報システム担当者を悩ませるのが、データ移行である。
城西国際大学では、およそ140人の事務職員がPCを使用しており、4~5年ごとに交換している。必要なデータはサーバーに保存するルールだったが、ローカルPC内に保存する職員は多く、PC交換作業での大きな負担になっていた。同校はこうした状況を改善するため、ちょうどMicrosoft 365を利用していたことから、ユーザーデータをOneDriveに集約し、ローカルディスクへの書き込みを禁止する仕組みを導入した。その結果、データ移行の問題から解放され、テレワークの環境整備にもつながったという。
本資料では、「データレス」をうたうソフトウエアを導入して、ローカルPCへのデータ保存を禁止した城西国際大学の事例を紹介する。職員のITリテラシーに差があるにもかかわらず、9割の職員が自力で設定作業を終えて、使い始めることができたとする。中には、「OneDriveを利用している」と意識していないユーザーもいるほど、シームレスな連携を実現しているという。
Microsoft 365のプラン選択のコツについて、マンガを交えて分かりやすく解説する。生産性向上、セキュリティ対策強化、トータルコスト削減を図るためのポイントをつかむことができる。
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