資料の紹介

　多くの企業が、「業務で扱う紙文書の保管場所やコスト」を課題と捉えているようだ。全国の人事・総務担当者を対象に実施したある調査では「紙の文書を保管するスペースやコストの削減」を、ペーパーレスを積極的に進める理由として挙げる回答者が少なくなかった。

　課題は他にもある。全国の会社員1000人を対象にした別の調査では、「調べ物に時間を取られてしまっている」と感じる人は60％を超えた。この背景には「業務で多くの紙文書を扱っているため、必要な文書を探すのに手間がかかる」「文書を電子化しているものの、社内に分散しているので必要なときにすぐに探し出せない」といったことがあるとみられる。

　本資料では多くの企業が直面しているこれらの課題を、電子化した文書の検索や一元管理を容易にしたり、ワークフローと組み合わせたりすることで解決する策を紹介する。高さ4000メートルもの紙文書のうち75％を削減した企業などの事例や、文書管理システム、電子帳簿保存法への対応を支援するソリューション、文書のライフサイクル管理の自動化策など内容は多岐にわたる。「電帳法改正は好機」との指摘もあるので、ぜひ確認したい。

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