資料の紹介

　SaaSの利用増加に伴い、企業は文書管理により慎重にならざるを得なくなった。特に製造業では、開発・設計資料、仕様書、作業手順書など重要な文書が多く、さらに、文書ごとに保存ルールが異なっていたり、取引先と共有していたり、機密情報が含まれていたりする。Microsoft 365を導入している企業の場合、適切なアクセス権の設定はもちろん、文書の保存先にも注意したい。

　例えば、Teamsで共有した文書の保存先がOneDriveなのかSharePointなのか、把握している利用者はどれくらいいるだろうか。知らないまま使っていても日常業務にさほど支障はないかもしれない。しかしそれでは、退職者が出た場合にアカウントの削除とともに文書が消えてしまうこともあり得る。誤操作によるデータロスも起こしやすい。こうしたトラブルを避けるには、バックアップを含めた運用の見直しが必要だ。

　本資料では、Microsoft 365におけるファイル管理の課題と、解決に役立つ運用サービスを紹介する。数カ月に1回しか利用しない文書だと、時間がたってから消失に気付くことになり復元も難しい。資料では、ありがちなデータ消失例と適切な運用方法についても4つのケーススタディで解説する。

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