資料の紹介

　会議の開催前、資料を印刷しクリップでまとめて参加者に配布。参加者はその資料を持って会議室へ向かう──。かつて企業内ではこうした光景がごく一般的だった。ところが新型コロナ禍によるテレワークの普及でペーパーレス化が加速。会議でも資料のペーパーレス化が進んでいる。

　しかし、このペーパーレス会議で新たな課題が生まれている。「資料データを画面共有しながらの会議に参加中、先回りして資料の先々の内容を確認したくなってもできない」「説明するなかで資料のここに注目してほしい、といったことを参加者にうまく伝えられず、議論が進まない」などの課題だ。これらを解決しなければ深い議論はできず、会議の質も高まらない。

　本資料では、ペーパーレス会議における新たな課題の解決策として、ペーパーレス会議システムを紹介している。「最新の資料を事前に準備する」「画面共有している資料の先読みをする」「資料のポイントを効果的に伝える」「過去の資料を会議中に確認する」といったことができる機能を盛り込んでいる。オリンパスや栗田工業などユーザー企業の声も紹介されているので、ぜひ参考にしたい。

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